(Indonesian & English)
Event Organizer (EO) adalah tentang teamwork. Tak mungkin sebuah event bisa berjalan dengan satu orang. EO terdiri dari banyak divisi dan bagian kerja yang memiliki spesifikasi pekerjaan masing-masing dan membutuhkan penanganan cepat dalam waktu bersamaan untuk tujuan yang sama. Yaitu keberhasilan sebuah event pada hari yang ditentukan (D-Day).
Tahapan dalam fase ini bisa saja terdiri dari :
– Menerjemahkan ide menjadi sebuah konsep
– Penyusunan konsep kreatif, budgeting, rundown, talent, artistik & desain
– Penentuan/survey/observasi tempat, perlengkapan, target pasar, audience dan lain-lain.
– Produksi material promosi, publikasi, dan sosialisasi event
Pekerjaan EO adalah menjual jasa, karena itu tahap eksekusi event adalah etalase/booth, Stage atau Main Live performance. Banyak pemilik produk, calon-calon klien maupun sponsor, penonton yang melakukan penilaian berhasil atau tidaknya sebuah Event dilihat dari kinerja EO tersebut saat menggelar event dan publikasi yang dibuatnya.
Sebuah Event sangat membutuhkan kerjasama Team yang Integrated dan efisien dalam waktu yang sama, tempat yang sama dan materi utama yang sama
Beberapa komponen penting dalam sebuah event selain para Personil Team diantaranya : Publication, Merchandise dan property. Semua kebutuhan ini akan di persiapkan oleh divisi tersendiri yaitu Design dan Advertising. Seluruh unsur Artistik dan materi publishing harus dipersiapkan dalam satu atmosfir yang dimulai dari Bentuk Utama perencanaan (Master Design)
yang akan dikembangkan secara colateral (unsur turunan) dan konsisten yang akan menunjang keberhasilan pencitraan sebuah Event.
Unsur-unsur penunjang event yang di rencanakan/design itu terdiri dari :
1. Logo Event
Logo Event merupakan logo yang dibuat hanya untuk event berlangsung dan Logo adalah Master of Frontline Design, jika Event sudah selesai, maka Logo menjadi tidak berfungsi. Filosofi Logo Sebuah event berkaitan dengan karakter materi Event itu dan Waktu penyelenggaraannya. Buatlah logo yang simpel didominasi oleh Tulisan dan ilustrasi, juga menyangkut waktu pelaksanaan.
2. flyer dan Media cetak
Materi flyer atau media cetak lainnya dibuat berkarakter lebih dinamis dibanding materi produk biasa, buatlah konsep image yang bersifat festive (berkibar-kibar) atau mobileism (bergerak) sehingga tampilannya menjadi “hidup”
Ada bagusnya unsur Judul acara, tanggal dan lokasi disusun berdekatan atau mempunyai satu Blocking space (tempat/posisi tersendiri) karena ini adalah hal utama dalam materi design.
3. Print Ad (Publishing)
Media Printing sebagai publisitas sangat penting dalam sumber informasi Event, Print Ad merupakan jalan pembuka bagi tujuan utama mendatangkan konsumen seperti iklan koran, majalah, elektronik dan lainnya. pemanfaatan Media Maya (Internet) sebagai publisitas akan menjadi sangat berpengaruh saat ini membantu penyebaran informasi lebih cepat dan luas.
Design Print Ads harus mengimajinasikan ajakan yang bersifat Sirene effect seperti membunyikan lonceng ketika memberitahukan suatu informasi tentang sebuah acara.
4. Outdoor Ads (Billboard, Spanduk, Baliho, Umbul-umbul dan lain-lain)
Sebagai penunjang penyebaran iklan print Ads, media Outdoor sangat membantu ketika kita pintar mencari titik lokasi penempatan materi ini. seharusnya tidak perlu biaya yang besar mempersiapkan ini jika saja kita memahami target audiens khsus Event. Siapa yang kita inginkan, dimana mereka biasa berkumpul/berinteraksi, dimana traffic yang dilalui dan komunitas apa yang terkait dengan event ini…
Maka disitulah target titik penempatan outdoor Ads dilakukan.
5. Merchandise & Stationery .
Merchandise adalah unsur penggembira (Gimmick) yang sangat membantu mengangkat image sebuah Event. Audiens akan senang dengan kelengkapan yang didapatkannya ketika mendatangi sebuah acara, dan akan membawanya pulang untuk disimpan. Ini memberikan kesan dan ingatan yang panjang terhadap produk yang famous (terkenal) kan dalam sebuah event.
Persiapkan Merchandise dengan serius dan tidak asal jadi, ini adalah “Kesan yang terbawa” ketika audiens pulang dan event berakhir.
6. Electronic & Teknologi
Performance sebuah event saat ini tidak bisa lepas dari kebutuhan elektronik equipment beserta daya kelistrikan yang cukup, dan ini perlu direncanakan dengan matang dan artistikal, jangan biarkan instalasi unit-unit dan kabel yang “berkeliaran” tidak rapih, seolah penyelenggara tidak memperhatikan kenyamanan dan kesempurnaan performance. penataan Media elektronik dan lighting yang matang memberikan performance yang ‘lebih bersinar’ (Rising Up) audiens akan menyukai ini.
Teknologi adalah kepintaran yang ditampilkan, meng-Set Up materi teknologi dengan baik akan memberikan performance lebih yang membuat audiens mengakui integritas penyelenggara.
Unsur-unsur itu seperti Visual presentation screen & projector, Interaktif komunikasi elektronik, computerize management, networking communication & publisment, auto electrical units, smart allert system dan banyak lainnya, sesuaikan dengan kebutuhan marketing Anda, Anda tentu akan terlihat Hebat kan?
7. Stage & Booth
Inilah The Nest (kandang/sarang) bagi produk Anda, ketika Anda ‘mengagungkan’ suatu produk pada saat itu. Booth yang baik dan menarik serta stage performance yang representatif dan menghibur (entertaint) ini tidak bisa lepas dari program utama sebuah acara. Rencanakan dengan bentuk, design dan posisi yang tepat pada sebuah area event.
Booth adalah Canon Peluncur yang Ganas dalam sebuah Event, persiapkan dengan representatif, terbuka dan mengalir baik (Fluent traffic flow) untuk produk anda.
Jangan sampai berantakan, sempit dan kacau ketika terjadi interaksi audiens atau transaksi pada booth anda, inilah tujuan utama anda menyelenggarakan sebuah event.
8. Proposal Presentation
Proposal Event adalah suatu pemikiran awal dan kerangka bekerja yang akan membawa keberhasilan dan kelancaran penyelenggaraan event sampai selesai, ini harus berisi Tujuan, pendukung pelaksanaan, keseluruhan materi dan unsur-unsur dalam progres pelaksanaan, proposal harus mempresentasikan perjalanan acara secara lengkap serta perkiraan hasil yang didapat, karena inti dari sebuah acara adalah kelancaran proses interaksi Audiens dengan produk (Branding Object).
Merencanakan proposal seperti melahirkan sebuah figure yang rumit dan sempurna dengan perjalanan hidup yang utuh pada saat itu belum dilahirkan…
Sempurnakanlah proposal event dengan lengkap, detail, traffic pointness dan sistimatis. agar setiap orang yang akan terlibat mulai dari pimpinan, sponsor maupun team akan memahami dan mudah menjalankan.
Banyak hal yang perlu diperhatikan bagi E.O dalam merencanakan sebuah event, terutama design-design pendukungnya, karena event adalah Dinamisasi interaktif dan Promosi yang akan dijalani dengan mudah ketika Anda matang dan lengkap dalam persiapannya.
Selamat berkarya
Baca juga
Display Dekorasi Simpel & Indah Penunjang Event Branding & Promosi
Sales Promotion Tools Khusus untuk menarik pelanggan kompetitor
Faktor faktor Penting keberhasilan sebuah Event
Ambient Advertising sederhana paling ‘Cool’ dan Menarik
________________________________________________________
The importance of design Supporting in preparation for an Event
Event Organizer (EO) is about teamwork. There’s no way an event can be run by one person. EO consists of many divisions and working parts which have respective job specifications and require quick handling at the same time for the same purpose. That is the success of an event on a given day (D Day).
Stages in this phase may consist of:
– Translating ideas into a concept
– Preparation of creative concepts, budgeting, rundown, talent, artistic and design
– Determination / survey / observation point, equipment, target market, audience and others.
– Production of promotional material, publication, and dissemination events
EO job is to sell services, therefore the execution phase of the event is the storefront / booth, or Main Stage Live performance. Many owners of the product, potential clients and sponsors, spectators assessing success or failure of an event seen from the performance of the current EO hold events and publications are made.
An Event in dire need of cooperation that Integrated Team and efficient at the same time, same place and same main material
Some important components in an event other than the Personnel Team include: Publication, Merchandise and property. All of this will need to be prepared by separate divisions, namely Design and Advertising. All elements Artistic and publishing materials to be prepared in an atmosphere that starts from the Main Form of planning (Master of Design)
which will be developed colateral (derivative elements) and consistent that will support the success of imaging an Event.
The elements supporting the planned event / design that consists of:
1. Logo Event
Event logo is a logo created just for the event takes place and the Logo is a Master of Frontline Design, if the event has been completed, the logo to be not working. Philosophy Logo An event related to the character of the event material and implementation time. Make a simple logo is dominated by text and illustrations, also concerns the implementation time.
2. flyer and print media
Material flyer or other print media made more dynamic character than the regular product material, create a concept that is both festive image (flapping) or mobileism (move) so that it looks to be a “living”
There are good elements of the event title, date and location are arranged adjacent or have one Blocking space (place / position of its own) because this is the main thing in the material design.
3. Print Ad (Publishing)
Printing media as publicity is very important in the resources Event, Print Ad is opening the way for the main purpose of bringing consumers such as newspaper ads, magazines, and other electronics. Media utilization of Maya (the Internet) as the publicity would be very influential at this time to help disseminate information more rapidly and widely.
Design Print Ads must imagine a call that is ringing like a siren effect when notifying an information about an event.
4. Outdoor Ads (billboards, banners, billboards, banners, etc.)
As supporting deployment Ads print advertising, outdoor media was very helpful when we are smart find the point where the placement of these materials. should not be a huge cost to prepare this if only we understand the target audience which particular event. Who do we want, where they used to gather / interact, where traffic passed and what the community associated with this event …
Then that is where the target point outdoor placement Ads do.
5. Merchandise & Stationery.
Merchandise is an element of cheerleaders (Gimmick) is very help lift the image an Event. Audiences will be delighted with the completeness acquired when it came to an event, and will take it home for safekeeping. It gives the impression and long memories of the product famous (famous) it in an event.
Merchandise prepare seriously and not so long, this is the “impression-borne” when the home audience and the event ends.
6. Electronic & Technology
Performance of an event at this time can not be separated from the needs of electronic equipment along with sufficient electrical power, and this needs to be planned carefully and artistikal, do not allow the installation of the units and the cables are “wandering” untidy, as if the organizers do not pay attention to comfort and performance perfection , Electronic media and lighting arrangement ripe provide performance that is ‘shinier’ (Rising Up) audience will love this.
Technology is the intelligence displayed, clicking Set Up material with good technology will provide more performance makes the audience recognizes the integrity of the organizer.
The elements such as Visual presentation screen and projector, interactive electronic communications, computerize management, communication and networking publisment, auto electrical units, smart allert system and many others, adjust your marketing needs, you certainly will look Terrific, right?
7. Stage & Booth
This is The Nest (cage / nest) for your product, when you ‘glorify’ a product at the time. Booth was good and interesting and representative stage performance and entertain (entertain) can not be separated from the main program a show. Plan with the shape, design and precise position on an event area.
Booth is Canon Launchers the Terrible in an event, prepared by the representative, open and flowing well (Fluent traffic flow) for your product.
Do not get cluttered, cramped and chaotic when there is audience interaction or transaction at your booth, this is your main goal organizing an event.
8. Proposal Presentation
Event proposal is an initial thoughts and frame work that will bring success and smooth running of the organization of the event through to completion, it must contain objective, supporting the implementation of, the whole matter and the elements in the progress of implementation, the proposal must present a complete trip event and estimates the results obtained , because the core of an event is a smooth process Audience interaction with the product (Branding Object).
Plan proposals such as giving birth a complex figure and perfect the whole journey of life at the time was not yet born …
Proposals complete the event with a complete, detailed, and systematic traffic pointness. that everyone who will be involved from the leadership, and team sponsors will understand and easy to run.
Many things need to be considered for EO in planning an event, especially design-design supporters, because the event is an interactive Dynamism and Promotions that will be undertaken with ease when you are mature and complete in its preparation.
Have a Good works!
Read also :
How facing the bigger competitor
How to communicate the message effectively?
It should be the right way to promotion
[button color=”white” size=”normal” alignment=”none” rel=”follow” openin=”samewindow” url=”http://klopidea.com/contact-usif-you-need-help-to-designing-or-branding/”]Presented by : Fahri Ubay, Branding & Communication consultant, Creative Director & founder of klopidea.com[/button]