Setiap orang memiliki ide yang baik untuk The next project . Di berbagai bidang project atau pekerjaan, menyampaikan ide untuk suatu project dengan cara memilih hasil pengajuan yang terbaik. Dalam Dunia Agency Advertising, Event Organiser (E.O) atau pekerjaan jasa lainnya, istilah Pitching (presentasi project) atau “Tender” dilakukan ketika ada permintaan penawaran atau presentasi dari pihak klien/investor atau penyelenggara kepada agency/vendor untuk diseleksi  beberapa pengajuan yang masuk dan diputuskan siapa yang memenangkan seleksi tersebut.

Pitching  juga dimaksudkan presentasi pengajuan tentang ide fitur (Software system), strategi implementasi, skenario film, Novel atau Buku, program entertainment, perubahan organisasi atau rencana bisnis lainnya, semuanya dimaksudkan sebagai pengajuan gagasan untuk dipertimbangkan.

Ini memerlukan cara-cara penyajian yang tepat mengembangkan ide untuk membuat orang lain cukup tertarik untuk mempercayai sebuah gagasan atau menginvestasikan uang mereka. Sementara ada pihak lain melakukan usaha yang sama untuk mendapatkan kesempatan yang anda inginkan.

Keberhasilan penyampaian dalam situasi ini sebagai strategi performance menyampaikan gairah tentang ide Anda, dan menunjukkan antusiasme untuk bisa membawa audience kepada atmosfir kreativitas yang anda ciptakan, melebihi apa yang orang lain tampilkan dan kompetisinya akan menjadi milik Anda.

Sebelum Anda memulai sebuah pengajuan berkompetisi, Anda harus memastikan bahwa Anda sedang berbicara dengan orang-orang yang tertarik dengan perubahan, atau memiliki kebutuhan yang jelas terbaca bahwa ide Anda bisa dipilih.

Akan timbul pertanyaan-pertanyaan seperti : Apakah ini sebuah solusi? Apa bisa berjalan seperti direncanakan?, atau apakah menguntungkan? Apa kendalanya, dan bagaimana Anda menyelesaikannya? dan Apa Anda orang yang tepat untuk dipercayakan project ini? Ini semua adalah kecenderungan berpikir dari klien.

Semakin tepat pitch Anda yang cocok dengan kebutuhan,  perspektif dengan keinginan mereka, akan semakin besar peluang Anda untuk menjadi pemenang.

Ada beberapa hal yang dianggap sebagai penentu keberhasilan dari Pitching Anda :

Performance, tidak cukup Hanya Substansi

Klien pertama kali menilai kemampuan anda ketika presentasi . Jika Anda telah diminta untuk datang dan hadir untuk pitching, dihadapkan pada tantangan penampilan terbaik yang  menentukan, memperjuangkan gagasan dan materi serta menangani banyak pertanyaan dan kekhawatiran.
Now it’s Showtime! hal-hal umum tentang standar operasional dan metode pelaksanaan mungkin hal yang sudah dipahami oleh mereka sebelumnya oleh mereka seperti target market, model fitur, produk, lapangan, kompetitor dan perkiraan biaya. Tanpa disadari mereka membutuhkan “faktor X” , yaitu kemampuan Anda untuk tampil  meyakinkan dan memberi pukulan telak, menyaksikan bagaimana seorang jagoan memikirkan penyelesaiannya dengan sikap dan kata-kata  yang menciptakan antusiasme dengan profesionalitas dan leadership Anda.

Percaya diri sangatlah penting dalam proses pitching. Kalau kamu ingin mengubah dunia, nyatakan hal tersebut. Tetapi, tentunya kamu juga harus menjelaskan bagaimana kamu akan mencapai tujuan tersebut. bukan Ambisi kosong.

Fokus in idea

Menurut Richie Wirjan, tidak ada yang lebih memuaskan bagi klien dan investor daripada mendengarkan suguhan materi yang tepat sasaran. “Read a lot, go outside, and refine your ideas,” tambahnya. Untuk dapat memaknai ide yang kita miliki, penting untuk mencari referensi sebanyak mungkin (buku, internet, narasumber), lalu cobalah terapkan di lapangan. Dengan begitu, kita akan tahu kadar keberhasilan ide yang kita tawarkan pada audiens.

“Kenapa kita melakukan pitch tersebut? Juga, kenapa audiens harus mendengarkan presentasi kita?” Richie menyampaikan bahwa sedari awal pastikan tujuan dari pitch tersebut sudah jelas dan meyakinkan bahwa anda lebih siap dibanding yang lain.

Setelah memperhatikan bahasa yang baik, materi yang dipresentasikan sebaiknya tidak melebar terlalu luas di luar gagasan utama. Para panelis akan mempertimbangkan pengajuan yang fokus pada penyelesaian satu masalah utama.

Terbuka dan tidak sok tahu

Klien tentunya ingin tahu apa yang mereka bisa dapatkan dari konsep anda. perhatikanlah visi konsep dari kacamata mereka, apa yang bisa mereka dapatkan dan apa masalah-masalah yang bisa diselesaikan (exit and reward strategy) Sampaikan secara jelas bahwa tujuan akhirmu bukan hanya kesuksesan pribadi tetapi juga kesuksesan bagi klien.

Memilih untuk tidak menjadi orang terpandai di ruangan. Tahu apa yang Anda tahu dan apa yang mereka tahu. Mengajak serta tim ahli yang kredibel. Para pemimpin terpandai di dunia adalah mereka yang dikelilingi oleh orang-orang cerdas.

Hindari statemen yang tidak konsisten atau kontradiktif saat anda membutuhkan kepercayaan dan wewenang dari mereka. Akan ada pertanyaan yang sebenarnya anda belum menguasai, tapi mereka mungkin sudah memahaminya, jangan malu mengatakan “Saya tidak tahu, dan saya akan mencari tahu“. Klien tidak mengharapkan anda sebagai Superman. Mereka hanya menginkan Anda untuk tahu apa yang akan dilakukan, dan mereka juga tidak ingin berurusan dengan seseorang yang tidak punya langkah-langkah untuk menindaklanjuti suatu masalah.

Durasi  waktu presentasi yang cukup

Presentasi atau pitching yang baik tidak akan tercapai bila menghabiskan banyak waktu. Pembicaraan yang bertele-tele kepada panelis hanya akan menimbulkan keraguan pada kemampuan dan performa agency Anda. Waktu pitching yang baik berkisar antara 10 hingga 15 menit, agar klien tidak merasa telah terbuang waktunya.

Pitch Elevator

Ada strategi khusus di mana anda harus datang dengan presentasi 60 detik yang bercerita tentang produk, perusahaan, atau proyek mereka seefisien mungkin, seperti ketika kita berbicara dalam Lift, hanya beberapa saat!  Pitch elevator sangat penting. presentasi dengan penjelasan panjang lebar tidak akan mengesankan para pendengar. Mempresentasikan konsep Anda dengan cara yang pendek, simpel dan to the point.

Investor harus yakin bahwa tawaran  Anda akan menarik dan memberi keuntungan. Jika mereka tidak memahami konsep Anda dalam rentang waktu singkat, mereka akan menganggap bahwa konsumen juga tidak akan menangkap pesan penawaran dengan baik.

Pitch elevator memberi nilai lebih dimana klien ternyata menilai efektifitas cara kerja anda dan akan membandingkan hal positif ini terhadap peserta yang lain.

Buat Anggota Tim Anda Terlibat

Jika datang bersama Team, pastikan bahwa mereka bersikap serius dan memperhatikan jalannya presentasi. Berikan kesempatan anggota lain berbicara ketika ada pertanyaan khusus yang berhubungan dengan keahliannya, atau meminta seseorang dalam tim Anda untuk menjelaskan masalah teknis pelaksanaan. Klien akan melihat bahwa anda didukung oleh orang-orang yang kompeten, di mana mereka dapat berpartisipasi dan terlibat tanpa mengurangi kredibilitas dari presenter utama.

Tidak perlu berhipotesis, tapi fakta eksekusi

Menginspirasi kepercayaan dengan fakta-fakta, bukan hanya teori hasil diatas kertas. Kebanyakan klien mengharapkan pekerjaan dengan resiko rendah.  Sebuah agency dengan track record project yang efisien dan pengalaman eksekusi yang luas memiliki kesempatan yang lebih baik untuk mendapatkan kepercayaan, karena klien mudah membaca hasil akhir pekerjaan yang bisa dipastikan akan berhasil.

Roma tidak dibangun dalam sehari, tapi tidak pula dibangun dengan berjuta pekerja dan kesempurnaan equipment. Klien tahu dan berhati-hati terhadap pembiayaan terlalu “lengkap”. kebutuhan biaya terlalu mendetail dan selalu membutuhkan uang sehingga terlihat seperti pembengkakan biaya karena kebutuhan-kebutuhan kecil.

Tunjukkan  cara untuk menguji keberhasilan project  Anda pada anggaran yang ketat namun efisien  dibanding bercerita hasil besar yang belum terlihat.

Apa yang membuatmu berbeda?

Presentasikan apa yang membuatmu berbeda, berbeda karena punya cara tersendiri yang lebih baik. Banyak pengajuan yang masuk dan ide-ide baru saat ini, dan tentunya klien sudah mendengar lebih dari satu pitching. Jadi, apa yang membuat mereka harus memilih penawaran anda dibanding yang lainnya?

Tunjukkan keunikanmu! Sampaikan bahwa sistim ini lebih menarik dan mempunyai dampak lebih besar, dengan pendanaan yang kamu terima, bagaimana kamu bisa mengubah biaya yang masuk menjadi hasil yang berarti. Ini bagian yang terpenting bagi para klien, mereka harus merasa yakin apa yang mereka telah berikan akan menjadi hasil yang maksimal.

Tampilkan kepada klien bahwa Anda memiliki pemahaman tentang hasil dengan tiga pandangan tentang fakta -fakta project diluar sana:  kasus terbaik, kasus moderat dan kasus terburuk. Dasar masing-masing model ini diperoleh tentang fakta data kinerja, kondisi industri, analisis pesaing dan beberapa input positif lainnya.

Santai tapi serius

Lakukan presentasi dalam suasana yang nyaman. Ketika ada perpanjangan waktu, buatlah pembicaraan yang ringan tentang kegiatan diluar pekerjaan. Ketika klien mulai merasa santai dan kesempatan anda bertanya hal diluar pekerjaan seperti bertanya tentang kegiatan sosial-olah raga karyawan atau pendapat Anda tentang apa yang sedang tren dalam industri media sosial sekarang,

Dengan tetap menjaga sikap komunikasi formal namun materi pembicaraan yang ringan. Anda dapat membiarkan mereka tahu bahwa Anda menghargai hubungan dalam banyak cara. Pendekatan ini memberikan kesan tersendiri bagi klien dan memberikan ingatan yang baik ketika akhirnya mereka harus memilih satu diantara yang lain.

Tanggapi pertanyaan

Sebuah diskusi yang efektif berarti mendengarkan, tidak hanya berbicara. Anda harus menanggapi komentar pertanyaan dan permintaan, ini sangat baik untuk meningkatkan minat dan memperkuat hubungan Anda dengan mereka. Yang paling penting, menjawab hanya pertanyaan spesifik dan menjawabnya dengan padat sesingkat mungkin.
Bila Anda telah menjawab semua pertanyaan dan masih ada waktu tersisa, katakan apakah masih pertanyaan lain, atau pastikan sikap klien dengan bertanya “apakah ini tampak seperti sebuah pekerjaan yang menarik” Maka mereka akan bersikap positif dengan tanggapan bijaksana dan memberi harapan. Berterima kasih kepada mereka untuk waktu yang diberikan, memberitahu mereka bahwa Anda memiliki copy pengajuan untuk dipelajari lebih lanjut.
       

             Ini  tentang proses komunikasi antara Outsourcing dan klien mereka. Sebuah interaksi bisnis yang mendekatkan performa anda kepada klien. Jika Anda berpikir mereka tidak akan memilih Anda sekarang, mereka mungkin datang untuk Anda suatu saat nanti. Dibutuhkan banyak kesabaran dan sikap yang benar pada kedua pihak untuk memastikan hasil yang optimal serta hubungan awal yang seharusnya berkelanjutan. Jadi persiapkan bentuk komunikasi dan program yang tepat untuk Anda terapkan pada pengajuan dan lihatlah apakah hal itu membuat proses lebih baik atau tidak berhasil. Setidaknya ada ingatan yang baik tentang anda dan team anda ketika anda meninggalkan ruang pertemuan.  Selamat berkarya.

Baca juga :

– Pentingnya Supporting Design dalam persiapan sebuah Event

– Bagaimana mempresentasikan Konsep project yang berhasil?

– Strategi berbeda untuk berkompetisi dengan Brand yang sudah Mendominasi

– Apa sebenarnya yang dibutuhkan pihak sponsor dalam sponsorship?

[button color=”white” size=”normal” alignment=”none” rel=”follow” openin=”samewindow” url=”http://klopidea.com/contact-usif-you-need-help-to-designing-or-branding/”]Presented by : Fahri Ubay, Branding & Communication consultant, Creative Director & founder of klopidea.com[/button]